مقدمه

پایگاه داده مدیریت پیکربندی Configuration Management Database-CMDB، ابزاری است که وضعیت عملیاتی تجهیزات مختلف- که به آن‌ها اقلام پیکربندی (CI یا Configuration Item) یا دارایی‌­ها هم اطلاق می­‌شود- و روابط بین آن‌ها را ذخیره می‌کند. این ابزار، چشم‌اندازی دقیق از بخش­‌های مختلف کسب و کار برای کمک به تصمیم‌گیری بهتر را در اختبار مدیران می‌گذارد. این ابزار همچنین درک عمیقی از ارتباط بین تجهیزات مختلف در اختیار مدیران قرار می دهد که برطرف کردن مشکلات ایجاد شده را آسان می‌کند.

CMDB ها به‌عنوان بخشی از فرآیند ITIL (Information Technology Infrastructure Library) برای کاربردهای مدیریت سرویس‌­های فناوری اطلاعات یا ITSM (Information Technology Service Management) به وجود آمدند. این بدین معنا است که به‌طور سنتی برای ذخیره اطلاعات مربوط به تجهیزات فاوا برای پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات و مدیریت بحران، خرابی به کار گرفته ‌شده‌اند.

چطور می­‌توان از CMDBها برای مدیریت سرویس‌­های فناوری اطلاعات –ITSM– استفاده کرد؟

استفاده از CMDBها برای ابعاد مختلف ITSM از متداول­‌ترین کاربردهای آن است. پایگاه داده‌­های مدیریت پیکربندی (CMDB) مدت­۲ها است در چارچوب ITIL و در قالب بهترین شیوه­‌ها در زمینه مدیریت اتفاقات غیرمترقبه، مدیریت تغییرات و مدیریت بحران به کار گرفته شده­‌اند. به برخی از این زمینه­‌ها اشاره خواهیم کرد:

مدیریت حادثه

با استفاده از CMDB و در صورت بروز حادثه برای یک سرویس، تنها با چند کلیک می‌توان مسئول سرویس را پیدا کرد، ازآنجایی‌که اکثر CMDBها سرویس مدیریت حوادث را در خود دارند یا با این سرویس متصل می­­‌شوند، می­‌توان به تاریخچه تیکت‌­ها هم دسترسی داشت. CMDBها دسترسی کاربر به تاریخچه اقلام و ارتباطات بین آن‌ها را فراهم می‌کند تا در مواقعی که سیستم دچار مشکل می­‌شود، به سادگی عامل خرابی را شناسایی نمود و با کاهش زمان عدم ­دسترسی (Downtime) به سرویس، هزینه‌­ها را کاهش داد.

 مدیریت مشکلات

عموماً حل مشکل قبل از اینکه به مشکل عمیق­‌تری منجر شود ساده­‌تر و ارزان­تر است. اما چطور می‌توان آن‌ها را پیدا کرد؟ معمولاً مشکلات اساسی علائم خاص خود را دارند، به‌عنوان‌مثال ممکن است یک دسته از تجهیزات به‌طور مکرر دچار مشکلات کوچکی شوند که نشان از مشکل بزرگ‌تری است.

با درک روابط و دانستن تاریخچه تمام تجهیزات و منابع می‌توان ریشه مشکلات را قبل از اینکه به مشکل اساسی تبدیل شوند، شناسایی کرد. بسیاری از CMDBها به‌طور خودکار قوانینی دارند که در صورت مشاهده موارد غیرمعمول (مثلاً تعداد تیکت زیادی در یک بازه کوتاه) فعال می­‌شوند و مشکلات بالقوه را آشکار می­‌کنند.

مدیریت تغییرات

همواره لازم است که در زیرساخت و سرویس­‌های فناوری اطلاعات تغییر و تحول ایجاد شود. ممکن است به خاطر یک به‌­روزرسانی از پیش برنامه‌­ریزی­‌شده باشد یا یک اتفاق غیرمنتظره و ناشناخته. اما عموماً تغییر علت اصلی از دسترس خارج شدن سرویس­‌ها(Downtime) است و عدم دسترسی(Downtime) غیرمنتظره هم پرهزینه­‌تر است.

اگر سیستم و روابط متقابل اعضای آن به‌درستی شناخته نشود، چطور می‌توان با اطمینان خاطر سرورها را به­‌روزرسانی کرد؟ ارزیابی ریسک یک تغییر در سیستم با یک CMDB بسیار ساده­‌تر است چراکه می‌توان تمام پیش‌بینی‌های لازم برای کاهش ریسک انجام بگیرد.

آیا می‌­توان از CMDBها برای کاربردهای غیر فاوا هم استفاده کرد؟

مطلبی که کمتر به آن پرداخته می­‌شود، کاربرد CMDBها برای حوزه‌­هایی غیر از فناوری اطلاعات است. در ادامه به کاربرد CMDBها در دو حوزه­ای که بیشتر در آن‌ها استفاده می­‌شود اشاره می­‌کنیم:

منابع انسانی

این روزها تلاش‌­های زیادی برای اتوماسیون فرآیندهای مختلف منابع انسانی در حال انجام است؛ از استخدام تا آموزش. با اینکه استفاده از CMDB در این حوزه معمول نیست اما چنانچه کارمندان در CMDB به‌عنوان منابع درج شوند، می‌­توان کارهای زیادی صورت داد. به‌عنوان‌ مثال می‌توان برنامه آموزش کارمندان را با جایگاه­‌های کاری­‌شان تنظیم نمود تا موقعی که کار مورد نظر به آن‌ها محول می‌­شود آموزش لازم را دیده­ باشند.

می‌توان شخص را به حوزه فناوری اطلاعات مرتبط کرد و بعد از استخدام نیروی جدید و در رویه پذیرش سازمانی، با دادن اطلاعاتی نظیر اسم و جایگاه سازمانی به سرعت تمام دسترسی­‌های سامانه‌ای فناوری اطلاعات و سخت­‌افزارهای مورد نیاز او در اختیارش قرار بگیرد.

بسیاری از CMDBها می­‌توانند وظایفی را به‌طور خودکار برای واحد فناوری اطلاعات یا منابع انسانی بفرستند تا روند پیشرفت و پذیرش نیروی جدید به خوبی صورت بگیرد که در نهایت بر رضایت نیروی کار و کاهش احتمال استعفای زودهنگام آن‌ها تاثیر مثبت بگذارد.

مدیریت واحدهای سازمانی

مدیریت واحدهای سازمانی هم از دیگر استفاده‌­های نامعمول از CMDBها است اما بسیاری از سازمان­‌ها از این ‌جهت از آن‌ها استفاده می­کنند؛ این بدان معنی است که می­‌توان تمامی درخواست­‌های واحدها را به منابع و اماکن مرتبط متصل کرد.

به‌ مانند ITSM و ITAM، وجود واحدهای سازمانی به معنی اقلام زیادی است که هرکدام مشخصات و وابستگی­‌های خاص خود را دارند و داشتن تصویری کلی از این‌ها به تسریع رسیدگی به درخواست­‌ها کمک شایانی می‌کند. علاوه بر این، این تصویر کلی به همراه اطلاعات جزئی به مدیریت دارایی و حسابرسی هم در زمان نیاز کمک می‌کند.

یک مثال عملی و واقعی استفاده سازمان­‌ها از CMDB برای مدیریت درخواست­‌های دسترسی (manage access requests) است. با نگاشت اماکن، رده­‌های دسترسی و نقش افراد در گروه­بندی CMDB، رویه تخصیص دسترسی تسهیل می­‌شود.

دارایی­‌های یک واحد مشخصاتی چون مکان، هزینه، داشتن قطعات مصرفی یا یدکی خواهد داشت. وقتی درخواستی برای تعمیر تجهیزاتی دریافت می‌­شود، به‌طور مستقیم به فرد و دفتر مختص آن دستگاه واصل می­‌شود. آن‌ها می­‌توانند در لحظه اطلاعات مرتبط را از CMDB استخراج کنند تا بدانند باید چه کسی را برای تعمیر بفرستند یا در صورت نیاز برای چه اقلامی درخواست خرید صادر کنند.

CMDBها ابزارهای گزارش‌دهی متعددی هم دارند که مدیران واحدها، مخصوصاً آن‌هایی که بودجه محدودی دارند را کمک می‌کند تا بازتوزیع دارایی­‌ها را به‌خوبی انجام دهند. به‌عنوان‌مثال می‌­توانند مکان تمام میزهای کنفرانس سازمان را پیدا کنند و در صورت نیاز جاهای آن‌ها را تغییر دهند. حال می­بینیم که افراد برای ره‌گیری اقلام از کدهای QR استفاده می­‌کنند که با به‌­روزرسانی CMDB بتوانند همواره به اطلاعات دقیق و درست دسترسی داشته باشند.

با CMDB می‌توان تاریخچه خرابی‌­ها و مشکلات را هم ره‌گیری کرد و با مشخصات دیگر مثلاً مکان، واحد، طبقه و … ارجاع متقابل داد به عمق مشکل و ریشه­‌های احتمالی دست پیدا نمود.